こんにちは。就労支援事業所ミライクの山下です。
三重県松阪市で、障害者をお持ちの方に、お仕事のサポートを行っています。
今回は、「就職お役立ち情報」と題して、一般就職を目指す皆さんに仕事で役立つ知識をお届けいたします。
話題は「5W1Hとメモのコツ」についてです。
会社で仕事を行うと、上司や同僚から様々なお仕事の依頼を受けることがあります。正しくメモを残しておかないと、何から手を付けたらよいのかわからなくなってしまいます。
そういった際、「5W1H」は非常に使いやすい手法です。是非、活用してみましょう。
目次（見たいところからチェック！）
5W1Hとは
5W1Hとは、情報を「具体的」にまとめる際に使用する考え方です。
重要な要素を、抜けや漏れがないようにしたい場面で使用できます。
それぞれ必要な情報を英語表記したときの頭文字から、「5W1H」と表現されるようになりました。
各項目は以下の通りです。
What：なにを
Who：だれが
Where：どこで
When：いつ
Why：なぜ
How：どのように
これらの情報を整理することで、仕事や依頼内容を遂行するために必要な情報を全体的に把握することができます。
なぜ5W1Hが必要
- 業務をスムーズに遂行するため
- 相手に業務内容を具体的に伝えるため
業務を依頼するときや、自分自身で実行するとき、情報が少ないとスムーズに動き出すことができません。
また、仕事は個人で実施するのではなく、チームで実施します。
もしかすると、急遽の事態によって、自分がやるはずの仕事を誰か別の方に依頼することがあるかもしれません。
誰かに仕事を伝えるのであれば、さらに具体的に仕事の概要を伝える必要があります。
5W1Hは、このような場面でも情報提供に役立ちます。
メモを取るときによくある失敗と比較
では、5W1Hを意識した場面と、意識しない場面を比較してみてみましょう。
例えば、あなたは上司から「会議室を掃除しておいて！」と指示をされました。
そこで、「単純にメモを取った」場合と「5W1Hに沿って上司に質問をしてメモを取った」場合で比較してみましょう。
■単純にメモを取った
メモの内容
「会議室を掃除する」
■「5W1Hに沿って上司に質問をしてメモを取った」
What（質問いらず） →会議室の掃除
Whyの質問：なぜ会議室の掃除が必要になったのでしょうか？ →会社の役員が集まって経営会議を行うことになった
Whereの質問：どこの会議室を掃除しましょうか？ →2階の201会議室
Whoの質問：私以外のものがやっても大丈夫ですか？ →別のものでも可能
Whenの質問：いつまでにやった方がいいですか？ →明日の12時まで
Howの質問：どのようにやった方がいいですか？ →机の上と椅子の並びをきれいにしておいて
メモの内容
「明日12時までに、201会議室を掃除（別の人に依頼OK）、役員が会議で使用するため、机と椅子をきれいにする。」
メモを比較してみると、掃除が必要となった理由や期日なども明確になっているため、万が一の事態で別の方（同僚や部下など）に依頼しても上司の指示を遂行できそうですね。
まとめ
今回は、5W1Hについて解説しました。
会社は、個人ではなくチームで仕事をおこないます。忙しい時期は、バタバタとしてしまい、スムーズな情報伝達が実施できないこともあります。
また、就職した最初のころは、業務指示を受けることが多いです。
こういったときには、具体的に情報を聞き出す必要があり、5W1Hを活用できます。
是非、何気ない場面で実践してみてください。
就労支援事業所ミライクでは、障害がある方の一般就職に役立つ知識や技術を学ぶことができる環境を用意しています。
興味がある方はお気軽に問い合わせください。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。